Dengan segala hormatnya saya merujuk kepada perkara di atas.

2. Dalam usaha Jabatan Bendahari menambah baik mutu perkhidmatan dan mempercepatkan proses bayaran, pihak kami memperkenalkan Senarai Semak Dokumen Bayaran Pembekal, Staf, Pendahuluan Diri dan Pelajar di Jabatan Bendahari.  Pengenalan senarai semak mengikut kategori pembayaran ini dapat mengatasi masalah dokumen dihantar tidak lengkap yang menyebabkan kelewatan proses bayaran berlaku.

3. Pengenalan inisiatif ini oleh pihak Jabatan Bendahari diharap dapat mempercepatkan lagi proses bayaran dan memberi kepuasan kepada para pelanggan.  Senarai semak mengikut kategori pembayaran ini dibuat dengan terperinci mengikut kehendak pensijilan MS ISO 9001:2008 dan contohnya adalah seperti di Lampiran 1 - 4.

4. Senarai semak tersebut terdiri daripada kategori-kategori berikut :-

5.  Pihak Yg. Bhg. Dato’/Profesor/Tuan/Puan perlu memastikan semua dokumen pembayaran yang dihantar ke Jabatan Bendahari dikepilkan bersama senarai semak mengikut kategori tersebut.  Hanya Bahagian A setiap senarai semak tersebut yang perlu diisi oleh pihak PTj.  Kesemua dokumen tersebut perlu dihantar secara serahan tangan di kaunter Jabatan Bendahari.  Dokumen berkenaan akan terus disemak oleh kakitangan Unit Pembayaran yang bertugas dan sekiranya tidak lengkap, ianya akan diserahkan semula kepada kakitangan PTj yang menghantar dokumen tersebut.  Keterangan lanjut tentang proses ini adalah seperti di Carta Alir yang dilampirkan di Lampiran 5.

6.  Pelaksanaan prosedur baru penyemakan dokumen ini dapat memastikan semua dokumen yang diterima adalah lengkap serta sedia untuk dibuat bayaran.  Pelaksanaan ini akan berkuatkuasa mulai 8 Februari 2010.

Sekian, terima kasih.

s.k          Fail Timbul

Memo - Penggunaan Senarai Semak Dokumen Bayaran Pembekal, Staf, Pendahuluan Diri Dan Pelajar    Di Jabatan Bendahari

Lampiran 5- Carta Alir Proses Pembayaran

Tambahan :

Lampiran : Senarai Semak Dokumen Bayaran Panjar Wang Runcit